בניין משותף הוא כמו עסק קטן, ולכן ניהול ענייני הוועד עלול להפוך למשימה תובענית למדי. בנוסף, עקב הצורך למלא מטלות רבות, חלקן עלולות ליפול בין הכיסאות או להתבצע באופן לא יעיל, ולכן תחזוקת הבניין עלולה להיפגע ואיתה איכות החיים של הדיירים.
הפתרון: תוכנה מומלצת לניהול ועד בית, שתבצע את כל הפעולות הבסיסיות במקומכם ובכך תקל עליכם ולמעשה תאפשר לכם לשלוט באופן מיטבי בכספי הוועד, הן בהכנסות והן בהוצאות. בעמוד זה תמצאו מידע לגבי המרכיבים העיקריים של תוכנה כזו, כך שתבינו מדוע היא כה מועילה.
גביית תשלומים אונליין
המרכיב הראשון והמתבקש של תוכנה מומלצת לניהול ועד בית הוא גביית כל תשלומי הוועד מכל הדיירים. למעשה התוכנה מאפשרת לכל דייר ולכל דיירת להגדיר גם תשלום אוטומטי, למשל בכל 15 לחודש, כך שגם מהם נחסכת טרחה מרובה. בנוסף המערכת שולחת מיד קבלה על כל תשלום, כך שהוועד או חברת הניהול פטורים גם ממטלה זו.
תזכורות אוטומטיות
כל מי שמילא אי פעם את תפקיד 'ועד הבית' יודע שהמשימה המתסכלת ביותר היא תזכורות לדיירים שעדיין לא העבירו את מיסי הוועד. גם כשכבר אין צורך לעבור מדלת לדלת בבניין אלא אפשר לשלוח הודעה בווטסאפ, עדיין מדובר במטלה מיותרת – וזהו עוד יתרון של תוכנה מתאימה: היא זו שדואגת לתזכר את מי שעדיין חייב כספים כאלה ואחרים, באופן אוטומטי וידידותי. בדרך זו גם מגיעים למקסימום שיעור גבייה, ואין חשש לפגיעה בתזרים המזומנים בחשבון הבנק של הבניין.
תשלום נוח לספקים ולנותני שירות
תוכנה מומלצת לניהול ועד בית כולל גם אפשרות אינטגרציה – כלומר, חיבור חשבון הבנק שמשמש את הוועד לכל תוכנה רלוונטית. בזכות מרכיב זה ניתן לשלם באופן נוח ופשוט מחשבון הוועד לכל ספק או נותן שירות, כשכל פעולה מתועדת ומובטחת שקיפות מוחלטת.
תוכנה מומלצת לניהול ועד בית – מקסימום מידע בכל נקודת זמן
סיבה טובה נוספת לנצל את האופציה של תוכנה מומלצת לניהול ועד בית – המלצה שתקפה גם במקרים שבהם אחד השכנים משמש כוועד וגם עבור חברות ניהול מקצועיות – היא התיעוד המלא, המפורט והעדכני של כל הפעולות החשבונאיות. כל תשלום, הן אלה שמתקבלים מהדיירים והן אלה שמועברים לנותני שירותים חיוניים לבניין, נשמר במערכת – וניתן לשלוף כל מידע נחוץ בלחיצת כפתור. התוכנה מאפשרת לבצע פילוחים רצויים – למשל לפי חודש, לפי שנה, לפי נותן שירות ספציפי, לפי דירה מסוימת וכו' – ובאופן כללי מקלה מאוד על ניהול ענייני ועד הבית.
בנוסף, בזכות השקיפות והנגישות המקסימלית למידע, ניתן לנהל טוב יותר את ענייני הוועד גם בהיבט הפיננסי, וכך להבטיח איכות חיים גבוהה במיוחד מבלי להעלות את דמי הוועד – דוגמה מצוינת לתועלת הרבה שמספקים לנו כלים מתקדמים בעידן הדיגיטלי.
